Регламент организатора мероприятия на Российском Интернет Форуме
Каждое мероприятие на Российском Интернет Форуме (РИФе) готовится по следующим правилам.
1. Программа Форума строится из мероприятий следующих форматов:
- Пленарное заседание (проводится в первый день работы Форума, совмещает торжественное открытие Форума, анонсы мероприятий Форума и короткие обзорные доклады на самые интересные и востребованные темы отрасли).
Продолжительность: 2 часа. - Секции (серия из 4–7 докладов, объединенных единой темой).
Продолжительность: 1 час. - Круглые столы (доклады + дискуссия).
Продолжительность: 1 час. Мастер-классы и тренинги.
Продолжительность: 1 час.- Стендовые мероприятия (свободная форма, обсуждается дополнительно; доклад происходит на специально организованном стенде в холле Главного корпуса). Продолжительность: 1 час.
- Организационные, технические и иные мероприятия (заезд, регистрация, заселение, завтрак, обед, ужин и пр.).
Культурно-развлекательные мероприятия (торжественный банкет, спонсорские и специальные мероприятия).
Все мероприятия формируются в единую ПРОГРАММУ РИФа.
2. Концепция мероприятия готовится организатором (ведущим) мероприятия и согласовывается с Программным комитетом.
Концепция содержит:
- Название мероприятия, которое должно быть интересным, содержать интригу, противопоставление или иметь провокационный оттенок.
- Описание обсуждаемой проблемы, в котором в числе прочего нужно показать противоречивые точки зрения, возможные пути решения.
- Описание заинтересованной аудитории, кому эта тема может быть интересно из числа участников РИФа.
- Перечень обсуждаемых вопросов/докладов (5–10 минут), особо выделить противоположные точки зрения, указать время на обсуждение каждого вопроса (5 минут).
- Перечень докладчиков/участников дискуссии в президиуме (ФИО, организация, должность и/или представляемый проект).
Концепция заполняется в форме КАРТОЧКИ МЕРОПРИЯТИЯ (которая должна быть выслана в адрес Программного комитета: prog@rif.ru).
3. Предварительная работа с докладчиками на секции или участниками дискуссии в президиуме:
- Организатор предлагает кандидатуры докладчиков (некоторых докладчиков может предложить Программный комитет, в том числе из числа, заявленных через регистрационную форму и пожелавших выступить с докладом на соотв.тему).
- Организатор самостоятельно связывается с докладчиками (оргкомитет может снабдить организатора контактами докладчика), согласовывает с ними темы выступлений.
- Каждый докладчик должен в первую очередь зарегистрироваться на сайте РИФа через регистрационную форму, заполнить поля с темой доклада и тезисами.
4. Работа во время РИФа.
Основную роль на мероприятии играет ведущий.
Он должен хорошо разбираться в обсуждаемой теме, быть коммуникабельным и иметь навыки управления аудиторией, быть в тесном контакте с представителями Оргкомитета и Программного комитета.
Ведущий:
- Открывает и закрывает мероприятие.
- Передает слово докладчикам или участникам дискуссии, представляет их.
- Внимательно следит за регламентом выступлений, если у выступающего заканчивается время, то он обязан его вежливо, но настойчиво поторопить или даже остановить: «Осталось две минуты», «Ваше время истекло».
- Следит за тем, чтобы доклад не носил рекламного характера (презентация товаров или услуг). Если это происходит, то ведущий немедленно прерывает докладчика и снимает его доклад.
- Управляет процессом обсуждения во время дискуссии, особенно внимательно надо следить за выступающими из зала, необходимо напоминать им о необходимости представиться, о регламенте вопросов и реплик из зала: «Пожалуйста, представьтесь», «Назовите Ваш номер
РИФ-Connect », «Короткий вопрос и короткий ответ», «Вы уклоняетесь от темы обсуждения», «В чем состоит Ваш вопрос и к кому адресован?», «Выступление носит рекламный характер, прошу закончить доклад/комментарий», «Комментарий не по существу», «В чем ваше конструктивное предложение?», «В чем собственно Ваш вопрос к докладчику или участникам Круглого стола?», «Коллеги, КОРОТКИЙ вопрос и КОРОТКИЙ ответ», «На реплику из зала дается 1 минута»и т.п. - Если выступление не вызвало вопросов или реплик из зала, то ведущий может сам задать вопросы и таким образом инициировать обсуждение.
- Работает в тесном контакте с техническим специалистом в зале (администратор зала), который отвечает за своевременный показ презентаций и звук, передает ему заранее подготовленный список сайтов, которые в разные моменты надо показывать во время мероприятия, если это необходимо.
- Напоминает докладчикам заранее скопировать и опробовать свою презентацию на оборудовании.
- Помогает представителям оргкомитета связаться с докладчиком накануне мероприятия, в случае необходимости изменить порядок выступлений или увеличить время выступлений, если одни из докладчиков отсутствует;
- По окончании мероприятия ведущий составляет краткую справку о наиболее интересных обсуждаемых вопросах по теме, предложениях участников. Если в результате мероприятия будет составлен другой итоговый документ, то члены Программного комитета помогают в его оформлении и в случае необходимости направлении по адресу от имени участников РИФа.
Оргкомитет РИФ
